Sebagai lembaga pembimbingan Balai Pemasyarakatan Cirebon secara system terkait dengan lembaga-lembaga lain, baik lembaga intern atau lintas unit Departemen Hukum dan HAM , maupun lembaga terkait lainnya. Kepala Balai pemasyarakatan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi.

Instansi lain yang termasuk didalam system tersebut antara lain :

1. Instansi antar satuan organisasi atau lintas unit :

• Lembaga Pemasyarakatan (LAPAS)
• Rumah Tahanan Negara (RUTAN)
• Balai pemasyarakatan lainnya (BAPAS )

Keterkaitan system antara Balai pemasyarakatan dengan Lembaga pemasyarakatan (Lapas), Rumah Tahanan Negara (Rutan), Balai Pemasyarakatan (Bapas) lain, adalah melalui program-program yang berkesinambungan , antara lain, program Pembebasan bersyarat (PB) Cuti Menjelang Bebas (CMB), Cuti mengunjungi keluarga (CMK) .

Program tersebut dilaksanakan oleh Balai pemasyarakatan melalui proses bimbingan . Mengacu pada Undang-undang nomor 12 tahun 1995 pasal 6 ayat (3), bahwa pembimbingan yang dilakukan oleh Balai Pemasyarakatan adalah terhadap;

a. Terpidana bersyarat

b. Narapidana, Anak Pidana dan Anak Negara yang mendapat pembebasan bersyarat atau cuti menjelang bebas.

c. Anak Negara yang berdasarkan putusan pengadilan , pembinaannya diserahkan kepada orang tua asuh atau badan social.

d. Anak Negara yang berdasarkan Keputusan Menteri atau pejabat di lingkungan Direktorat Jenderal Pemasyarakatan yang ditunjuk, bimbingannya diserahkan kepada orang tua asuh atau badan social.

e. Anak yang berdasarkan penetapan pengadilan, bimbingannya dikembalikan kepada orang tua atau walinya.

Selanjutnya poin a sampai dengan poin e, disebut klien yaitu seseorang yang berada dalam bimbingan Balai Pemasyarakatan. Proses pembimbingan yang dilakukan Bapas dimulai sejak narapidana memasuki 2/3 masa pidana. Berikut link download skema kedudukan Bapas dalam proses pembinaan di Lembaga Pemasyarakatan (Lapas) atau Rumah Tahanan Negara (Rutan);

Berikut link download data-data :

- Daftar Permintaan Litmas Dewasa

- Daftar Keadaan Klien Dewasa

2. Instansi Terkait

1. Pengadilan Negeri

Anak yang berkonflik dengan hukum dalam hal ini adalah anak nakal ( anak yang melakukan tindak pidana ) yang telah mencapai umur 8 ( delapan ) tahun tetapi belum mencapai 18 ( delapan belas ) tahun dan belum kawin ( Undang-undang nomor 3 tahun 1997 pasal 1 ayat (1) dan (2).

Tugas yang dilakukan Pembimbing kemasyarakatan (PK) berkaitan dengan masalah anak nakal adalah dengan penelitian kemasyarakatan yang mencakup ;

1. Pengantar

2. Jati diri / identitas

3. Susunan anggota keluarga

4. Jati diri orang tua ( ayah/ibu )

5. Tindak pidana pelanggaran

6. Latar belakang pelanggaran hukum dan sebab-sebabnya.

- Latar belakang

> Riwayat hidup klien

- Sebab-sebab

7. Permasalahan.

8. Analisa masalah.

9. Tanggapan klien terhadap masalahnya.

10. Akibat yang ditimbulkan dan dampaknya.

11. Kondisi klien setelah berada di Lapas atau Rutan.

12. Harapan-harapan klien.

13. Bakat/ minat khusus ( bila mungkin dilakukan psyko test )

14. Kesimpulan

15. Saran.

Berikut adalah Proses/ langkah pembuatan litmas oleh bapas, Data keadaan klien anak, Peranan Bapas dalam proses peradilan anak, dan Data hasil sidang anak di Pengadilan Negeri.

Koordinasi dan kerjasama yang terjalin dengan Kejaksaan Negeri adalah berkaitan dengan proses peradilan anak yang berkonflik dengan hukum, dimana Kejaksaan Negeri sebagai penuntut umum dalam proses persidangan anak setidaknya melihat dan mempertimbangkan hasil penelitian yang dibuat oleh Balai pemasyarakatan. Sehingga hasil yang dicapai dalam persidangan selalu mengarah pada yang terbaik untuk anak.

3. Kepolisian

Koordinasi dan kerjasama dimulai sejak proses penyidikan terhadap anak-anak yang berkonflik dengan hukum (UU No. 3 tahun 1997 tentang pengadilan anak pasal 42 ayat 2 berbunyi :

“ Dalam melakukan penyidikan terhadap Anak Nakal, Penyidik wajib meminta pertimbangan atau saran dari Pembimbing Kemasyarakatan, dan apabila perlu juga dapat meminta pertimbangan atau saran dari ahli pendidikan, ahli kesehatan jiwa, ahli agama, atau petugas kemasyarakatan lainnya.”

dimana Balai pemasyarakatan berperan sebagai pendamping, dengan upaya mencapai hasil yang terbaik untuk anak.

Berikut data permintaan penelitian kemasyarakatan klien anak dan penyelesaiannya , yang ditujukan dalam rangka mendampingi klien anak yang berhadapan dengan hukum.

4. Pemerintah Daerah Kabupaten / Kota

Pemerintah daerah mempunyai peranan yang sangat penting didalam koordinasi dan kerjasama , sebab seluruh klien pemasyarakatan yang dibimbing / dilayanani Balai pemasyarakatan adalah warga masyarakat pemerintah daerah . Sehingga tanggung jawab terhadap keberhasilan proses pembimbingan tidak bisa terlepas dari peran pemerintah daerah.

5. Lembaga Swadaya Masyarakat

Lembaga swadaya masyarakat yang bergerak dibidang terkait dengan tugas pokok dan fungsi Balai Pemasyarakatan sangat dibutuhkan, sebagai penyeimbang suksesnya program bimbingan yang dilakukan.

6. Komite Perlindungan Anak Daerah

Komite Perlindungan Anak daerah tentu sangat penting peranannya, mengingat tugas pokok dan fungsi Balai Pemasyarakatan salah satunya sadalah sebagai pendamping anak yang berkonflik dengan hukum. Sehingga diharapkan adanya koordinasi dan kerjasama dengan KPAID bisa memberikan warna terhadap pencapaian hasil kegiatan secara optimal.

7. Sekolah-sekolah

Terhadap sekolah-sekolah koordinasi dan kerjasama ditujukan dalam upaya prefentif dan represif terhadap anak-anak yang berkonflik dengan hukum, melalui pendekatan-pendekatan yang mudah dipahami anak-anak.

8. Perusahaan

Koordinasi dan kerjasama dengan perusahaan khususnya ditujukan sebagai salah satu upaya penyiapan resosialisasi klien, sehingga bisa kembali ke masyarakat dengan sewajarnya sebagai masyarakat yang mempunyai pekerjaan dan penghasilan.

9. Masyarakat

Masyarakat merupakan media yang paling penting dalam rangka resosialisasi klien. Masyarakatlah tempat mereka kembali menjalani hidupnya secara normal dan wajar. Sehingga setiap kegiatan pembimbingan dan pendampingan selalu melibatkan masyarakat.